VOUS SOUVENEZ-VOUS DE VOTRE PREMIER JOUR DE TRAVAIL ?

Comment avez-vous été accueilli ? Comme un nouveau venu attendu depuis longtemps, ou aviez-vous l'impression que personne n'était préparé à votre arrivée soudaine ? 

Les bons managers le savent : les premiers jours d’un nouvel employé et sa première impression de son nouveau lieu de travail jouent un rôle crucial dans sa rapidité d’intégration. 

C'est pourquoi les managers doivent veiller personnellement à ce que le processus d'intégration soit parfaitement organisé et qu'ils aient eux-mêmes des contacts réguliers avec le nouvel employé pendant les premiers jours . 

Vous devrez surveiller :  

Un accueil personnalisé

Que l'équipement de travail soit disponible

Le début immédiat des travaux

Que l'employé reçoive un mentor/une personne de contact

Qu’il reçoive des attentes et des objectifs clairs

Qu’il ait des discussions personnelles avec ses supérieurs

Que vous l’aidiez à construire des relations sociales 

Selon la taille de votre équipe, vous pouvez jouer un rôle lié au contenu dans l’intégration des nouveaux employés ou « seulement » un rôle organisationnel. En tant que chef d'équipe d'une équipe de trois employés, vous formerez également personnellement un nouvel employé. Cependant, si vous gérez un service de 53 employés, vous devez avant tout posséder des compétences organisationnelles et, espérons-le, disposer d’employés et d’un processus d’intégration qui garantissent que les points suivants sont respectés. 

Remarque : Si vos nouveaux employés travaillent à domicile et commencent à travailler à distance, les points suivants s'appliquent également. 

Cependant, l'accueil personnalisé du nouvel employé sera différent dans ce cas. 

Combien a coûté le nouvel employé jusqu'à présent ? 

Désolé, je dois vous dire ça : C'est incroyable à quel point l'intégration est parfois négligée. Recruter un nouvel employé peut coûter des dizaines de milliers d'euros. Les offres d'emploi, les entretiens avec ce candidat et d'autres, les négociations contractuelles, l'achat d'un nouvel ordinateur portable, la préparation des paies, et bien plus encore : les coûts sont énormes (et souvent négligés). 

Mais le premier jour de travail, vous ne pouvez pas organiser qu'un employé prenne deux heures pour assurer au nouvel employé un départ parfait ? C'est de la négligence ! 

En tant que manager, n'oubliez jamais que vous avez déjà investi beaucoup d'argent dans vos nouveaux employés avant même leur premier jour de travail. 

Traitez-les comme il se doit, avec respect et appréciation !

1. Accueil personnalisé Le dicton « il n’y a pas de deuxième chance pour faire une première impression » est tellement usé. Mais toujours correct. Assurez-vous que votre nouvel employé soit accueilli personnellement.  Cela semble évident ? Je suis content. Mais malheureusement, ce n'est pas acquis ! Idéalement, l'accueil personnalisé devrait être assuré par le collègue qui travaillera en étroite collaboration avec le nouvel employé ou par son mentor. Nous aborderons la question des mentors plus tard. Il est également idéal qu'un employé des RH soit présent à la réception et discute des processus et règles RH les plus importants avec le nouvel employé dès le premier jour. Ensuite, il faut passer directement au travail et à l'équipe. Et l'équipe doit également être prête à accueillir des renforts. En tant que manager, assurez-vous que l’équipe est consciente de l’importance d’un accueil chaleureux et ouvert pour le nouvel employé et encouragez l’équipe à planifier une réunion à cet effet le premier jour. 

2. L'équipement de travail est disponible Assurez-vous que le nouvel employé est prêt à commencer à travailler immédiatement. Évitez de lui faire attendre des jours pour accéder aux systèmes informatiques critiques. Les ordinateurs portables, les cartes d'accès, etc., doivent également être disponibles dès le premier jour. Il est préférable de tout organiser pour que tout soit prêt 14 jours avant la date de début. Cela vous laissera suffisamment de temps pour corriger les éventuelles erreurs. Si vous déléguez cette préparation à un employé, assurez-vous qu'il sache précisément ce que le nouvel employé fera dès son arrivée et ce dont il aura besoin pour le faire. Donnez-lui le temps de s'en occuper.

Fournir tout l'équipement de travail nécessaire à la formation des nouveaux employés 

3. Début immédiat des travaux Bien sûr, il est agréable que le nouvel employé ne subisse pas de stress extrême dès le début. D'autre part, il faut garder à l'esprit que le nouvel employé entre dans une nouvelle phase importante de sa vie professionnelle. Il ne souhaite probablement pas passer cette période sans rien faire ; il souhaite mettre ses compétences à profit le plus rapidement possible. La plupart des nouveaux employés se demandent, avant et pendant leur intégration, s'ils ont pris la bonne décision et s'ils possèdent les compétences et les connaissances requises pour le poste. Ils sont très motivés (sinon, vous ne les auriez pas embauchés) et désireux de faire leurs preuves. Par conséquent, confiez immédiatement à la personne des tâches qui lui sont confiées. 

• peut apporter ses compétences
• interagir avec des coéquipiers ainsi qu'avec d'autres services ou clients afin de construire rapidement un réseau.

 4. L'employé reçoit un mentor/une personne de contact Le nouvel employé est informé des règles, procédures, etc. importantes, notamment par le service des ressources humaines. De plus, il y aura des règles dans votre région ou votre service dont le nouvel employé devra être informé par un membre de l’équipe. Cependant, les entreprises ne fonctionnent pas grâce à un nombre excessif de règles écrites, mais grâce à des règles tacites et à une culture d'entreprise. Ces erreurs se révèlent généralement en enfreignant ces règles par inadvertance ou en adoptant un comportement « d'habitude ». C’est l’une des principales raisons pour lesquelles chaque nouvel employé devrait se voir attribuer un mentor.

Les mentors aident les nouveaux employés à s'orienter rapidement dans l'entreprise Le mentor est un employé plus expérimenté qui connaît toutes ces règles non écrites et aide rapidement le nouvel employé à se repérer dans l’entreprise et ses réseaux. 

Un mentor est également une personne de contact de confiance qui peut parler au nouvel employé à intervalles courts de la manière dont il débute dans son nouveau rôle ou de toute question, préoccupation ou suggestion qu'il pourrait avoir. En tant que manager, veuillez-vous assurer que les nouveaux employés se voient attribuer un mentor qu'un sponsor sait ce qu'on attend de lui que les sponsors disposent également d’un budget temps pour se consacrer à cette tâche. Le troisième point est particulièrement important pour moi. 

Être mentor n'est pas un travail à temps plein, mais ce n'est pas non plus un travail d'appoint qui peut être réalisé en cinq minutes !  

5. Des attentes et des objectifs clairs Souvent, les entretiens se concentrent principalement sur la promotion de l'entreprise, car celle-ci cherche désespérément à convaincre le candidat. Les tâches et les attentes sont également abordées, mais pas toujours de manière très détaillée. Au cours des premiers jours, notamment lors des premières tâches, vous, en tant que manager, devez prendre le temps de discuter avec le nouvel employé de ce que vous attendez spécifiquement de lui. 

Assurez-vous de clarifier ce que vous attendez de lui au cours des premières semaines – pendant qu’il est encore en poste – et au-delà.

Parlez clairement et ouvertement des objectifs que vous souhaitez atteindre. Expliquez également pourquoi vous pensez que cette personne est la personne idéale pour les atteindre. Si vous le faites correctement, ce sera très motivant pour le nouvel employé . Car dans la plupart des entreprises, les objectifs manquent de clarté ! Lors de ces conversations, veillez à ne pas exiger immédiatement l'impossible d'un nouveau venu, mais fixez-lui plutôt des objectifs réalistes (mais ambitieux). Il doit s'agir d'une conversation, et non d'un monologue. 

6. Discussions personnelles avec les supérieurs Comme mentionné, votre rôle lors de l’intégration du nouvel employé dépend de la taille de votre équipe. Quoi qu’il en soit, les dispositions suivantes s’appliquent : Au cours de la première semaine de travail, vous devriez avoir un entretien personnel avec le nouvel employé le premier jour et les deux jours suivants. Cela lui montrera que vous tenez à lui et vous permettra d'être un supérieur accessible. Ce signal de votre part dès les premiers jours pose les bases d'une bonne relation de confiance ! Demandez toujours au nouvel employé comment il se sent et si vous pouvez l'aider. Pendant les quatre prochaines semaines, l'idéal est de parler au nouvel employé une fois par semaine. Demandez-lui comment il va et si vous pouvez faire quelque chose. À partir du deuxième mois, vous pouvez ajuster la fréquence des conversations au même rythme que celle que vous maintenez avec tous les autres employés. Durant les premiers mois, demandez régulièrement au nouvel employé ce qu'il remarque, tant qu'il n'a pas encore perdu conscience des changements. 

7. Construire des relations sociales Encouragez le développement de relations personnelles entre le nouvel employé et l’équipe, ainsi qu’avec vous-même. Si vous organisez occasionnellement des événements d'équipe, comme un petit-déjeuner partagé ou autre, veillez à ce que la personne ne soit pas laissée seule dans un coin pendant ces événements . Cela peut notamment arriver aux employés réservés, timides ou très jeunes. Dans ce cas, demandez au mentor ou à d'autres collègues ayant déjà eu des contacts avec la personne de l'intégrer au groupe.

Donnez au nouvel employé autant d'opportunités que possible de construire son réseau Lors des événements d’équipe virtuels, assurez-vous que la personne concernée a la possibilité de parler et impliquez-la activement dans la conversation. Dès que possible, associez la nouvelle recrue aux réunions avec les personnes avec lesquelles elle sera amenée à interagir au cours des prochaines semaines et des prochains mois. Elle pourra d'abord simplement assister aux réunions sans jouer un rôle actif, mais elle apprendra à les connaître. I

l est très facile d'intégrer de nouveaux collaborateurs aux réunions clients, notamment dans les équipes à distance, afin qu'ils apprennent à les connaître et à interagir avec eux. 

L'un de mes clients, dont les employés sont consultants, a déjà constaté que cela permettait même aux débutants d'apprendre beaucoup plus rapidement à interagir avec les clients. 

Phases de formation des nouveaux employés 

Fondamentalement, nous pouvons diviser la formation des nouveaux employés en trois phases : 

Phase 1 : Préparation au début du travail (après la signature du contrat de travail, mais avant l'entrée en fonction du nouveau salarié) 

Phase 2 : Début de l'activité du nouveau collaborateur, formation, premières activités et expériences Phase 3 : Travailler pendant la période d'essai (et, espérons-le, au-delà) 

Conclusion : Organiser la formation des nouveaux collaborateurs 

Nous avons vu que former de nouveaux employés n’est pas sorcier. Comme c'est souvent le cas, ce sont les petits détails qui font toute la différence – et ils sont en fait assez faciles à organiser.

 Un accueil chaleureux dès le premier jour de travail, pour que les nouveaux employés se sentent immédiatement chez eux, peut être plus motivant que de nombreux événements de team building élaborés ! 

De plus, un bon départ permet d’éviter de nombreux problèmes qui pourraient autrement survenir et coûter beaucoup plus de temps, de nerfs et de motivation qu’un onboarding bien organisé. Malgré tout le stress au travail, vous , en tant que manager, devez agir comme un modèle et sensibiliser les employés avec lesquels votre nouvelle recrue devra d'abord traiter à leur rôle important (et leur donner également le temps de bien démarrer) .